VERİMLİLİĞİN ÖN KOŞULU; BÜTÇE

Rekabet ortamının giderek acımasız bir görünüm kazandığı günümüzde işletmelerin rekabet güçlerini artırmaları, doğal üstünlüklerden daha çok yaratıcı üstünlüklere bağımlı olmaktadır. Yaratıcı üstünlükleri tasarım, AR-GE, tedarik zinciri, insan kaynakları, satış sonrası hizmetler, iş süreçleri gibi işletme fonksiyonlarının her alanında geliştirmek olasıdır. Bu ise her alanda etkinliği ve verimliliği ön plana çıkarmaktadır. Kısaca, amaca ulaşmak için doğru işleri doğru biçimde yapan ve kaynaklarını doğru kullanan verimli işletmelerin değer yaratması olasıdır.
 
Verimlilik, son yıllarda enflasyonun tek haneli rakamlara düştüğü ülkemizde ise daha ayrı bir önem kazanmaktadır. Verimlilik, soyut bir kavram olmayıp ölçülebilen bir göstergedir. Bu nedenle işletmeler, planladıkları faaliyetlerinden elde edecekleri iş sonuçlarını belirlemek durumundadırlar. Ancak dikkat edilmesi gereken nokta sonuçların rakiplerine göre daha iyi olması gereğidir. Faaliyetlerin ve faaliyetlerden elde edilmesi beklenen sonuçların özeti olan işletme bütçesi ise bu nedenle işletmeler için hayati bir önem taşımaktadır. Genel olarak kısa dönemli (yıllık) geliştirilen bütçelerin, işletmenin vizyon ve misyonuna bağlı olarak geliştirilen işletme strateji ve politikalarına dayalı olduğu unutulmamalıdır.
 
Günümüzde büyük, orta ve küçük işletmelerin birçoğu tarafından göz ardı edilen ya da sadece parasal değerler olarak görülen işletme bütçelerinin titizlikle ele alınması gereği açıktır. İşletmelerin bütçelerini öncelikle faaliyetlerine dayandırmaları, bu faaliyetlerden elde edecekleri sonuçları öngörmelerini gerektirmektedir.
 
Bu yaklaşıma bağlı olarak yürütülecek bütçeleme sürecini basit olarak;
  • İşletmenin amaç ve hedeflerinin oluşturulması,
  • İşletme amacını gerçekleştirebilmek için bölüm, birim amaç ve hedeflerinin belirlenmesi,
  • Söz konusu hedeflere ulaşabilmek için yürütülecek faaliyetlerde kullanılacak kaynak miktarlarının belirlenmesi ve planlanması
  • Kullanılacak kaynak ve çıktı miktarlarından hareketle, faaliyet ve sonuçların parasal değerler olarak özetlenmesi,
  • Plan ve gerçekleşmelerin izlenmesi,
olarak tanımlamak olasıdır.
 
İlk aşama, işletmenin dönem sonunda nereye varmak istediğinin saptanması ile başlamaktadır. İşletme, dönem sonunda belirlediği stratejisine bağlı olarak, örneğin; işletme ölçeğinde mevcut durumunu korumayı mı? Pazar payını artırmayı mı?  Alt fonksiyonlarda yeni ürün geliştirmeyi mi? Yeni pazarlara açılmayı mı? v.b gibi sorulara cevap vermelidir.
 
İşletmenin amacını gerçekleştirmek ve hedeflerine ulaşılmasını sağlamak için bölüm ve birimlerin amaç ve hedefleri ne olmalıdır? Sorusunun cevabının araştırılması ise ikinci aşamadır. Hedefler somut, ölçülebilir, erişilebilir, tutarlı, gerçekleşeme tarihleri belirli ve herkes tarafından aynı biçimde yorumlanabilecek nitelikte olmalıdır. Hedefler şirketin amacını gerçekleştirmesine katkıda bulunacak nitelikte olmalıdır.
 
Amacı gerçekleştirebilmek için yürütülecek faaliyetlerin belirlenmesi üçüncü aşamadır. Bu faaliyetleri gerçekleştirebilmek için insan, malzeme, zaman v.b kullanılacak optimum düzeydeki kaynakların belirlenmesi gereklidir.  Örneğin; müşteri ziyaretleri için kaç gün seyahat edilecek? Kaç kişi seyahat edecek? Kaç araştırmacı, ne kadar süre çalışacak? ne kadar malzeme kullanılacak? Tasarımda kaç uzman çalışacak? Hammadde kullanımı ne kadar olacak? Hangi faaliyetlerde dış kaynak kullanılacak? v.b soruların cevabı miktarsal olarak hesaplanmalıdır. İşletmenin her biriminin yürüteceği faaliyetlere özgün soruların geliştirilmesi, bu faaliyetlerin çalışanlar düzeyinde planlanarak kişisel faaliyet planlarının geliştirilmesi en uygun çözümdür.
 
Yürütülecek faaliyetlerde kullanılacak kaynak miktarlarının optimum düzeyde belirlenmesi durumunda, dördüncü aşama ilk üç aşamaya göre daha kolaydır. Bu aşama, faaliyetlerin yapılabilmesi için öngörülen kaynakların maliyetlerinin ve elde edilmesi düşünülen çıktının değerinin belirlenmesi işlemini içermektedir. Kısaca faaliyetlerin parasal değerlerle açıklanmasıdır.
 
Son aşama ise hazırlanan bütçenin dönem içinde gerçekleşmelere göre miktarsal ve değer olarak izlenmesidir. Bütçenin iki boyutu ile izlenmesi, öngörülen verimlilik düzeylerinin, performansın ölçümünü sağlayacaktır. Başarısızlık ya da başarı nedenlerinin araştırılması iyileştirme süreçlerinin geliştirilmesine yardımcı olacaktır. Dönem içinde revizyon yapma olanağını sağlayacaktır. Ancak unutulmaması gereken nokta revizyon yapma gereksiniminin doğmamasıdır. İşletmelerin kontrol edemediği etmenler nedeniyle bütçede revizyona gitmek yerine senaryolara bağlı olarak alternatif bütçe oluşturmaları daha sağlıklı olacaktır. Bu ise, kontrol edilemeyen değişkenlerdeki olası gelişmelere göre riskleri göz önüne alan faaliyet planlarının yapılmasını gerektirmektedir.
 
Kısaca özetlemek gerekirse tüm ölçekteki işletmelerin bütçeli yaşama geçmesi gereği açıktır. Ancak bütçenin sadece parasal değerler olmadığı, işletmenin tüm birimlerinin katılımıyla yapılacak ve yürütülecek faaliyetlerin bir özeti olduğu unutulmamalıdır.
 
 
 
Ruhi GÜRDAL